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管理知识如何举行会议不是浪费时间。

作者:admin 日期:2019-11-20 分类:微信扫雷算帐机器人

管理知识,如何开会,不是浪费时间吗?

低效的会议是现代工人的一个常见痛点。事实上,当人们说他们讨厌会议时,他们真正想说的是他们讨厌坐下来听没完没了、毫无成效的会议。在这样的会议中,员工很少讨论手头的问题,他们的时间被浪费在议程之外的琐事或无法达成共识的事情上。

如何避免这种情况?让我们来听听帕特里克·麦克奈尔,一位“团队领导思想家”。以下内容:

作者:帕特里克·麦克奈尔、大卫·梅斯特

资料来源:管理常识

01

确立实现目标

与团队成员讨论“会议纪律”很有用。

我们建议首先在成员之间就以下主题展开辩论:“我们期望得到什么好处?”这样做可以帮助员工理解会议有特定的目的。

一些常见的会议原因包括:

1)通过小组会议,我们可以让了解其他同事与客户相关的工作以及他们面临的具体问题。

2)团队成员可以与整个团队分享,尤其是在参加外部课程或研讨会之后。

3)小组会议可以作为向初级员工传递信息的小论坛,,审查工作任务,给出反馈,补充团队的职业自豪感,并帮助他们感觉自己是重要团队的一部分。

4)可以邀请客户、其他团队领导甚至外部专家告诉团队他们正在做什么。

5)一些联合项目可以在共同实施,特别是那些可以帮助团队增强对客户的吸引力或帮助每个成员更熟练地推广业务的联合项目。

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虽然上面没有用尽所有可能性,但如果你按照这五个方面采取行动,你会发现基本上只有两种类型的会议:

一是花时间分享信息和获取知识(知识分享会议)

另一个是合作完成彼此重要的工作项目(行动计划会议)

一是花时间分享信息和获取知识(知识分享会议)

另一个是合作完成彼此重要的工作项目(行动计划会议)

02

遵守会议纪律

接下来,团队需要(集体)找出小组会议的几个流程要素并达成共识:

1)我们希望定期举行会议吗?

2)团队的每个成员都应该意识到让团队值得投入大量时间的具体好处。

3)我们如何通过分享信息、增强集体智慧和参与联合行动计划来更好地为客户服务?

1)我们希望定期举行会议吗?

2)团队的每个成员都应该意识到让团队值得投入大量时间的具体好处。

3)我们如何通过分享信息、增强集体智慧和参与联合行动计划来更好地为客户服务?

团队应以书面形式记录每个成员期望从小组会议中获得的具体结果,并定期审查的每个成员是否获得了他或她期望的利益,如果没有,是否需要采取补救措施来调整会议形式或会议内容,以使会议更有价值。

您必须确定您希望在的会议上花多少时间,并制定员工更喜欢的会议计划:“会议何时举行?一周中的哪一天?是清晨、午餐时、一天结束时还是星期五?”

提前计划(例如每月第二个星期二中午),这样每个人都可以留出时间。

此外,小组应制定所有成员都必须遵守的会议时间表:

1)所有人都参加会议。

2)会议将准时召开,所有员工都将到场。

3)在会议前几天提交书面报告。

4)坚持之前承诺的行动。

1)所有人都参加会议。

2)会议将准时召开,所有员工都将到场。

3)在会议前几天提交书面报告。

4)坚持之前承诺的行动。

在小组决定其可接受的行动准则后,小组组长应以书面形式将会议时间表发送给所有成员,并在一些会议结束时评估会议是否令所有成员满意

选择一名副组长来帮助您保存会议记录。他还可以帮助监督两次会议之间的具体工作活动,以便您知道哪些工作项目在正确的轨道上,哪些可能需要更多的个人关注。

03

知识共享会议:

明确讨论方向

知识共享会议中最重要的是鼓励实质性学习和技能发展,特别是通过回顾服务客户、处理客户问题或研究团队工作中的新问题的过程中的经验教训或新进展。

但大多数时候,团队领导的开场白是:“告诉我们你最近做了什么。”

这个问题没有为小组的讨论指明明确的方向。个别成员经常就整个团队不感兴趣的话题发表长篇大论。有些人要么悄悄地离开房间,要么对周围的人耳语他们感兴趣的话题。

一个更好的选择是:“在过去的一个月里,你学到了什么有价值的东西可以和我们分享?”

这样,我们可以有效地利用之后的时间,每个成员将轮流介绍他新获得的知识。

此外,一个好的团队将记录每个共享档案,留下所有智力成果。

04

行动计划会议:

遵循八项独立原则

这八项原则结合在一起可以使行动计划会议更加有效。

1。设置单焦点

你必须有足够的活动来激励团队为来年而奋斗!然而,每次会议的议程应该集中在一个单一的团队行动计划上。

2“头脑风暴”思想

为了引导成员们的个人想法,你可以每次花40分钟进行头脑风暴。

当然,员工自然喜欢冗长的讨论,所以你最好要求团队遵守一些基本的纪律。

头脑风暴活动可接受的基本原则主要围绕以下方面:

1)说出你所有的想法

2)不要讨论

3)不要判断任何积极或消极的价值

4)快速记录所有意见,并将其发送给团队成员,以获得更多新想法。

5)鼓励所有员工参与并发挥他人的想法。

1)说出你所有的想法

2)不要讨论

3)不要判断任何积极或消极的价值

4)快速记录所有意见,并将其发送给团队成员,以获得更多新想法。

5)鼓励所有员工参与并发挥他人的想法。

一旦上述纪律得到认可,团队就可以开始采取行动了。

一种方法是像在班一样围着桌子走,要求每个员工贡献一个想法。

另一种方法是让员工匿名写下他们的想法,并将论文交给组织者,组织者将论文写在挂图板上,让每个人都看。

使用挂图板的优势在于,您可以向每个人展示挂图,并留下团队工作的永久记录。

组织者的角色是让每个人的想法得到表达和记录

3。确保可行性

一旦所有的想法都列出来了(没有评论),团队领导必须确保每个想法都是具体可行的,并且有实现的空间。这听起来很容易,但事实并非如此。

作为一个组织者,你必须始终检查问题的表面:“这个想法是具体的、具体的,并且有量化支持(还是纯粹是一个目标、概念或目的)?

一种测试方法是你可以判断你是否可以把建议交给初级员工去实施,或者你可以让初级员工确切知道具体的行动是什么。

想法设计和实施的问题也可以从固化的结果(可交付成果)的角度来看待。,也就是说,下一组将有一些东西来证明这项工作的实施。证据是否包括研究、政策制定、流程、工作清单或表格,或解释实施的具体行动?

4。获得自愿承诺

行动计划必须确保每个团队成员都有具体的工作任务。

一些团队领导武断地将工作任务分配给团队成员,并要求在下次会议前完成。这不是取得有意义结果的最有效方式。

在紧急情况下,初级员工可以被要求先开始一些工作,但如果这种情况变成日常情况,效率就不会那么高。

作为会议组织者,你必须利用会议的最后15分钟来决定哪些想法对团队成员足够有吸引力,团队成员会自愿投入一定的工作时间而没有经济回报。

你可以对团队说:“我希望依次听到你的意见。清单上有没有你觉得可以充分调动的项目,你可以花几个小时在上面,下个月开始工作?请放心,这完全是自愿的——没有强制义务,也不会有相互指责。”

你现在的角色是:

1)确保所有的想法和团队目标不相互冲突。

2)与团队的每个成员讨论,以确定每个成员下个月可以投入多少非财务工作时间。

3)决定推进工作的具体第一步。

4)让团队成员具体描述在下次会议上应该使用什么结果作为推进工作的证据。

1)确保所有的想法和团队目标不相互冲突。

2)与团队的每个成员讨论,以确定每个成员下个月可以投入多少非财务工作时间。

3)决定推进工作的具体第一步。

4)让团队成员具体描述在下次会议上应该使用什么结果作为推进工作的证据。

成功的本质不是选择最好的和战略上最重要的想法。只有在团队在组织富有成效的会议方面有了成功的经验之后,才能追求最好和最重要的想法。

现在,你的目标是激励团队成员投入一定的时间并采取建设性的行动,以培养团队士气。

5。控制承诺规模

当一个员工受到他喜欢的想法(通常是自己提出的)的激励时,他会立即自愿接受这份工作,但他很快就会被必须解决的紧迫的客户工作带走。

结果显示,在下个月的小组会议上,没有可以报告的实质性进展,因此进入了一个令人沮丧的循环,即“大承诺,没有做,忘记”(因为我们都非常非常忙),而其他人会想“我为什么要做一切”或“我们还关心什么?”

在许多情况下,员工的无能是我们无法取得工作成果的最大原因。

许多员工有过度承诺的问题。解决这个问题需要回到客户身边说,“你知道,不要承诺你做不到的事情。”

通过定期提醒员工创收工作也必须完成来平息巨大的热情和冲动是非常重要的。

6。建立您的“行动协议”

在会议结束之前,你需要帮助每个人明确团队对下次会议的具体任务有什么具体的期望。

7。

推进工作进展也是真正的团队领导最能影响和展示领导能力的方面。

基本上,就是计划一些时间在办公室里逛逛,并在特定的工作项目上为团队成员提供帮助。

你将会听到一个有效的团队领导:

“我记得你承担了启动客户拜访项目的工作。有什么我能帮忙的吗?你觉得我们本周晚些时候的会议怎么样?经过一个半小时的讨论,我可以和你一起确定一份重要客户的名单和访问计划,并在下一组中使用。”

“我记得你承担了启动客户拜访项目的工作。有什么我能帮忙的吗?你觉得我们本周晚些时候的会议怎么样?经过一个半小时的讨论,我可以和你一起确定一份重要客户的名单和访问计划,并在下一组中使用。”

人们都想做他们声称要做的事。他们有时会让其他事情耽搁,然后把它视为理所当然。

所以告诉他们不要让其他事情耽误他们的工作。如果真的耽搁了,让我帮你解决这个问题。

利用团队领导工作时间的最有价值的方法是跟进工作,并逐一跟进每个团队成员,以帮助他们取得成功。

通过参与工作并伸出援手,你可以向对方表达你的兴趣,并为保持团队士气和提高团队产出做出有意义的贡献。

8。庆祝成功

最好的团队总是需要时间来庆祝特定的工作成就或在实现个人或团队目标方面的进步。

在个人层面,如果员工工作非常努力,投入大量时间,但工作项目逐渐被忽视,他们很快就会减少甚至放弃相关工作。

在团队层面,如果工作超出预期,但没有办法对工作的成就表示骄傲,胜利本身将是空洞的。

当员工做有价值的事情时,可以写一封电子邮件,然后按下“全部发送”按钮。每个人都知道“有人做了某事”。

你也可以通过合作伙伴告诉那些做得很好的员工下次你在走廊遇到他们中的一个,你可以说,“嘿,你知道,XX告诉我你在这件事上做得很好,我非常感谢你的努力。”

正如金钱有时间价值一样,热情也有时间价值。你越早激发团队的热情,就越早将热情转化为士气。

[宣言/S2/]

关于作者:帕特里克·麦克奈尔(Patrick McNair),边缘国际合作伙伴,在全球专业服务公司拥有20多年的咨询经验。管理技能使他和彼得·德鲁克和沃伦·本尼斯一样成为“团队领导思想家”。

大卫·梅斯特(David Meister)是国际公认的专业服务组织管理权威,在各种战略和管理问题上为广泛的专业服务组织提供建议。

本文摘自机械工业出版社出版的《专业团队管理》。

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